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Hauptbuchungen

In diesem Bereich rufen Sie mit dem Befehl Neue Buchung aus der Kopfleiste oder aus dem Kontext Menü das Buchungsfenster auf. Auch der Tastaturbefehl CTRL+B öffnet dieses
Fenster, sogar unabhängig davon, in welchem Arbeitsbereich von Topal Sie sich gerade befinden.
 
Abbildung 1: Hauptbuchungen - Neue Buchung Kontextmenü
 
Alle Buchungen, die Sie mit Topal anlegen - sowohl eine einfache Buchung innerhalb der Finanzbuchhaltung als auch eine Debitoren-Rechnung - werden in der Liste des Hauptbuchs
aufgeführt, jede Teilbuchung eines Buchungssatzes in einer einzelnen Zeile.
 
Die Sortierordnung dieser Liste bestimmen Sie mit einem Mausklick auf den gewünschten Spaltentitel. Jede Spalte kann die Sortierordnung angeben, so dass Sie Ihre Buchungen beliebig
nach Belegnummer, Datum, Konten, Rechnungsnummer, Buchungstext etc. sortiert auflisten können. Ein weiterer Klick auf den Spaltentitel ändert die Sortierordnung von aufsteigend in
absteigend bzw. umgekehrt.
 
Links neben der Liste im Auswahlbereich sehen Sie die Filter "Keine Buchungen anzeigen", "Letzte Buchungen" und "Alle Buchungen". Es ist sehr angenehm, sich während des Buchens
jeweils die zuletzt gespeicherten Belege im Hintergrund dieses Arbeitsbereichs anzeigen zu lassen. Wenn die Einstellung "Letzte Buchungen" gewählt wird, erscheinen dort die letzten
100 Einträge. Damit diese Anzeige schnell aktualisiert wird, benötigt Topal jedoch eine gewisse Rechnerleistung. Damit bei schwächeren Computern die Performance nicht leidet, ist
daher die Einstellung "Keine Buchungen anzeigen" nach der Installation von Topal vorgegeben. Wenn Ihr Computer allerdings keine Schwierigkeiten hat, die Listen schnell genug zu
aktualisieren, ist die Anzeige der letzten Buchungen sehr empfehlenswert, denn sie erhöht den Überblick und ermöglicht eine schnelle Suche.
 
Im Menü der rechten Maustaste stehen Ihnen in der Buchungsliste alle wichtigen Befehle des Hauptbuchs wie Neue Buchung oder Transaktion duplizieren zur Verfügung.
 
Sie können die Anzahl der angezeigten letzten Buchungen ändern sowie weitere Filter zur Auswahl der Buchungen in der Liste setzen. Dazu finden Sie den Befehl Filter oben in der
Kopfleiste des Programms.
 
Möchten Sie die aktuellen Stand der Buchungsliste speichern, wählen Sie den Befehl Einstellungen Speichern im Menü
der rechten Maustasten, wenn Sie in den Bereich unterhalb der links aufgelisteten Standard-Optionen Keine Buchungen anzeigen, Letzte Buchungen und Alle Buchungen klicken.
 
Das Kontext Menü der Buchungsliste
Die Befehle zur Bearbeitung der Buchungen und zur Navigation in der Liste finden Sie im Kontext Menü des Arbeitsbereichs:

Neue Buchung
Enthält die Unterpunkte Einfachbuchung und Sammelbuchung, die das Fenster Transaktion bearbeiten aufrufen, wo Sie neue Buchungen erstellen. Das Fenster bietet verschiedene
Buchungsmodi. Einfachbuchung und Sammelbuchung sind die gebräuchlichsten, so dass diese direkt aus diesem Menü zugänglich sind. Den Befehl Neue Buchung - Einfachbuchung/Sammelbuchung
finden Sie auch in der Kopfleiste. Der Tastaturbefehl CTRL+B öffnet das Buchungsfenster im jeweils zuletzt verwendeten Eingabemodus.

Buchung bearbeiten
Entspricht einem Doppelklick auf eine Buchung in der Liste des Hauptbuchs, öffnet das Fenster Transaktion bearbeiten im Modus Sammelbuchung und lädt die Buchung in das Fenster,
so dass sie nun bearbeitet werden kann. An Sammelbuchungen lassen sich jederzeit beliebige Ergänzungen anfügen. Wenn die Buchung geladen ist, doppelklicken Sie auf die Zeile der
Einzelbuchung, die Sie bearbeiten möchten, nehmen Sie die nötigen Anpassungen vor und schliessen Sie Ihre Aktion mit dem Button Ändern ab.

Transaktion duplizieren
Legt eine Kopie der in der Tabellendarstellung aktiven Buchung an und öffnet das Fenster Transaktion bearbeiten im Modus Sammelbuchung damit noch allfällige Änderungen vorgenommen
werden können. Wenn die Buchung geladen ist, doppelklicken Sie auf die Buchungszeile, die Sie bearbeiten möchten, nehmen Sie die nötigen Anpassungen vor und schliessen Sie Ihre Aktion
mit dem Button Ändern ab.

Abgrenzen – einfache transitorische Abgrenzung
Diese Funktion steht nur auf Buchungen aus Nebenbüchern (Debitoren- oder Kreditorenrechnungen) zur Verfügung. Sie öffnet den Dialog Sammelbuchung und schlägt eine transitorische
Buchung für das entsprechende Aufwands- resp. Ertragskonto vor. Datum und Betrag müssen unter Umständen noch angepasst werden. Ausserdem sollten Sie der Buchung eine
entsprechende Belegnummer mitgeben, um sie für die Rückbuchung wieder zu finden.

Abgrenzen – Periodenabgrenzung
Diese Funktion steht nur auf Buchungen aus Nebenbüchern (Debitoren- oder Kreditorenrechnungen) zur Verfügung. Sie öffnet den Dialog Automatische Buchungen.

Export
Dieses Menü enthält die Unterpunkte "gefiltert" und "ausgewählt", so dass Sie entweder alle Buchungen, die sich gerade in der Liste befinden, oder die in der Liste markierten Buchungen
exportieren können. Der Export-Dialog bietet an, die Buchungen entweder in eine XML-Datei auszulesen oder sie in einen anderen Topal-Mandanten zu übertragen. Der dritte Punkt in
diesem Menü ist der Export nach Excel. Wenn das Programm Microsoft Excel installiert ist, startet es durch diesen Befehl, und alle Daten aus der Liste einschliesslich der Kopfzeilen werden
in eine Excel Arbeitsmappe übertragen. Der letzte Menüpunkt exportiert sämtliche Daten, welche sich gerade in der Liste befinden, in eine CSV-Datei.

Buchung löschen
Löscht nach einer Kontrollfrage die in der Liste markierte Transaktion.
 
Buchungen in der Liste suchen
Wenn man eine bestimmte Buchung sucht oder eine Auswahl von Buchungen nachträglich kontrollieren möchte, ist die Gesamtliste des Hauptbuchs zu unübersichtlich. Deshalb verfügt
Topal über vielfältige Filterfunktionen, die Sie auch bei der Fehlersuche unterstützen. Sobald Sie in das ansonsten blaue Feld oberhalb eine Spalte klicken, erscheint über dem Spaltentitel
ein Suchfeld mit einem kleinen quadratische Button rechts im Feld, der das Fenster Filter definieren öffnet. Je nachdem, aus welcher Spalte Sie den Filter aufgerufen haben, können Sie
nun verschiedene Suchkriterien angeben. Wurde der Filter z.B. aus der Datums-Spalte geöffnet, einen Datumsbereich, wurde er aus der Konto-Spalte geöffnet, einen Kontenbereich etc.
Mit dem Listenfeld Typ im Filter-Dialog bestimmen Sie, ob Sie einen einseitig oder beidseitig begrenzten Bereich oder ein eindeutiges Kriterium suchen möchten. Auch die Filteroptionen
"grösser als" und "kleiner als" stehen zur Verfügung.
 
Abbildung 2: Hauptbuchungen - Filter definieren
 
Die Abfrage bezieht sich dabei wie gesagt jeweils auf das Feld, aus dem Sie das Filterfenster aufgerufen haben. Wenn Sie den Filter mit OK bestätigen, lädt Topal nur diejenigen Buchungen
in die Liste, die den angegebenen Kriterien entsprechen. Selbstverständlich lassen sich mehrere Filter gleichzeitig setzen, beispielsweise um alle Belege zu laden, die in der letzten Woche
auf den Konten 3200 bis 3299 gebucht wurden und die Kostenstelle 1 betreffen. Mit dem Befehl Löschen im Filter-Fenster deaktivieren Sie einen gesetzten Filter wieder.
 
Sie können Ihre Suchkriterien auch direkt in das Filter-Feld über den Spaltentiteln eingeben, sowohl einen einzelnen Suchbegriff als auch einen Bereich. Die Zeichenfolge "=>" im Suchfeld
bedeutet "grösser/gleich", die Zeichenfolge "=<" "kleiner/gleich" und das !-Zeichen bedeutet "ausschliesslich", also die Auswahl aller Datensätze, die nicht der Eingabe entsprechen.
 
Filter erstellen und speichern
Eine sehr komfortable Suchfunktion für Abfragen, in denen mehrere Suchbegriffe gleichzeitig zusammenwirken sollen, bietet der Filter, den Sie aus der Kopfleiste des Programms aufrufen
können. Damit lassen sich auch Abfragen, die Sie häufiger benötigen, unter einer von Ihnen gewählten Bezeichnung abspeichern.
 
Der Button Filter öffnet einen Dialog, in dem Ihnen alle Bestandteile einer Buchung als Suchkriterien zur Verfügung stehen. Sofern Sie noch keine weiteren Filter gesetzt haben, ist hier
der Standard-Filter "Letzte Buchungen", der die jeweils 100 zuletzt bearbeiteten Buchungen anzeigt, eingestellt. Um selbst einen Filter zu definieren, wählen Sie aus dem Listenfeld
Ansicht die Einstellung "Temporär". Dann wird der Befehl Speichern sowie die Felder Name und Beschreibung zugänglich. Wenn Sie den Filter nur einmal verwenden möchten, lassen
Sie diese Felder leer. Ansonsten geben Sie hier eine passende Bezeichnung ein, definieren die Suchkriterien und klicken abschliessend auf den Speichern-Button, damit die Suche
ausgeführt und die gewünschten Buchungen in die Liste geladen werden.
 
Filtertyp
Sie können verschiedene "Typen" von Abfragen vornehmen: Entweder suchen Sie nach einem einzelnen, eindeutigen Wert, nach einem nach oben und unten begrenzten Bereich sowie
nach einem nur durch einen kleinsten bzw. nur durch einen höchsten Wert begrenzten Bereich. Zu jedem Filterkriterium gehört ein Listenfeld Typ, welcher die Einstellungen "einzeln",
"von/bis", "von" und "bis" enthält. In der Regel erkennt das Programm selbständig, welchen Filtertyp Sie wünschen: Wenn Sie eine einzelne Kontonummer in das von-Feld des
Konto-Suchkriteriums eingeben, schaltet Topal den Typ automatisch auf "einzeln", geben Sie noch im bis-Feld eine Kontonummer ein, wechselt der Typ auf "von/bis". Sie können den
Typ freilich auch manuell beliebig umschalten.
 
Sobald Sie Suchkriterien eingegeben oder einen Filtertyp ausgewählt haben, wird automatisch die neben dem Listenfeld Typ positionierte Checkbox Gefiltert aktiviert. Möchten Sie Ihre
Suchkriterien wieder entfernen, deaktivieren Sie die Gefiltert-Checkbox.
 
Die Filtermöglichkeiten sind übersichtlich in mehrere Register gegliedert:
 
Register "Allgemein"
Hier können Sie nach den Basisdaten einer Buchung wie Belegnummer, Datum, Konto und Gegenkonto suchen. Eine interessante Möglichkeit bei der Fehlersuche ist auch, den Zeitraum
einzugrenzen, in dem man Buchungen geändert hat. Darüber hinaus können Sie Filter setzen, die Buchungen, in denen Kostenstellen oder Steuerschlüssel verwendet wurden, entweder
einschliessen, ausschliessen oder separat selektieren.

Abbildung 3: Register "Allgemein"
 
Register "Nebenbücher"
Im Hauptbuch werden grundsätzlich alle Buchungen angezeigt, während in den Bereichen für die Debitoren und Kreditoren nur die Buchungen der jeweiligen Nebenbücher erscheinen.
Aber auch die Liste des Hauptbuchs lässt sich durch einen Filter auf die Debitoren- oder Kreditorenbuchungen beschränken. Ausserdem können Sie in diesem Register die Auswahl der
Buchungen durch die Angabe eines Rechnungs- und/oder Personenkontonummernbereichs eingrenzen.
 
Register "Betrag"
In einer Buchung werden unter Umständen eine ganze Reihe von Beträgen abgespeichert, die sich mit den differenzierten Suchfunktionen in diesem Register gezielt auffinden lassen.
Hier kann nach dem Bruttobetrag - in der Regel der Buchungsbetrag - dem Nettobetrag und dem Steuerbetrag gesucht werden. Auch die Fremdwährungswerte stehen als Suchkriterien
zur Verfügung.
 
Register "Text"
Oft ist es praktisch, alle Buchungen zu laden, in denen ein bestimmter Buchungstext vorkommt. Neben dem Textfeld stehen in diesem Register auch die Felder Belegart und das für
beliebige Sortierkriterien nutzbare Feld Frei zur Verfügung.
 
Register "andere Filter"
Die weniger häufig für Filter benötigten Angaben einer Buchung wie Steuerschlüssel, Währung oder Kostenstellen sind in diesem Register zusammengefasst. Für Debitoren- und
Kreditorenrechnungen ist interessant, dass Sie hier nach Adressname und Rechnungsdatum suchen können. Wenn Sie Topal im Netzwerk einsetzen und mehrere Benutzer mit dem
Programm arbeiten, bietet das Register
auch die Möglichkeit, sich alle Buchungen, die ein bestimmter Benutzer bearbeitet hat, anzeigen zu lassen.
 
Register "Spalten/Sortierung"
Mit diesen Registern definieren Sie die Anzahl der dargestellten Spalten in der Buchungsliste des Hauptbuchs. Jede der Spalten kann als Vorgabe-Sortierkriterium der Liste gelten,
entweder aufsteigend oder absteigend definiert. Direkt in der Liste können Sie auch das Kontext Menü der Spaltentitel verwenden, um die Sortierordnung zu ändern oder einzelne
Spalten ein- und auszublenden.

Fenster - Transaktion bearbeiten
Das Fenster Transaktion bearbeiten kennt unterschiedliche Eingabemodi, die Sie mit dem Listenfeld links oben in der Kopfleiste des Fensters umschalten können. Für die Buchungen
der Finanzbuchhaltung gibt es Modi für Einfachbuchung, Sammelbuchung und Automatische Buchung, für die Debitorenbuchhaltung die Modi Debitoren Vorauszahlungen,
Debitorenzahlung, ESR-Zahlung und Debitoren Zahlungslauf und analog in der Kreditoren Buchhaltung die Modi Kreditoren Vorauszahlung, Kreditoren Zahlung und
 
Unabhängig davon, wo Sie sich gerade in Topal befinden, öffnet der Tastaturbefehl CTRL+B das Fenster Transaktion bearbeiten, und zwar in demjenigen Eingabemodus, in dem Sie
zuletzt gebucht haben. Wenn Sie zusätzlich die SHIFT-Taste gedrückt halten, springt das Programm ausserdem je nach Eingabemodus in den zugehörigen Arbeitsbereich, also zum
Hauptbuch, zu den Debitoren oder den Kreditoren.
 
Im Fenster Transaktion bearbeiten lassen sich die verschiedenen Eingabemodi auch mit der Tastatur wechseln. CTRL+1 aktiviert den ersten Eingabemodus "Einfachbuchung", CTRL+2
die Sammelbuchung usw. entsprechend der Reihenfolge, in der die verschiedenen Modi im Listenfeld links oben im Buchungsfenster angeordnet sind.
 
Wenn Sie gerne mit der Tastatur arbeiten, sollten Sie im Fenster Transaktion bearbeiten die ALT-Taste drücken. Daraufhin werden verschiedene Buchstaben von Feldbezeichnungen
unterstrichen, so dass Sie mit der Tastenkombination ALT+unterstrichener Buchstabe die jeweiligen Felder direkt anspringen können.