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Buchungsvorlagen

Im Fenster Transaktion bearbeiten finden sich in der Kopfleiste neben dem Menü Optionen ein weiteres Menü Vorlagen. Es enthält eine komfortable Automatik-Funktion, mit der Sie wiederkehrende Buchungen, beispielsweise den Lohnbeleg, Mieten oder weitere Daueraufträge, speichern und immer wieder abrufen können. Auch die Verbindung von Automatik und teilweise wechselnden Bestandteilen einer Buchung ist möglich: Der Cursor kann in einem bestimmten Feld auf eine Eingabe warten, bevor die folgenden Felder wieder automatisch entsprechend der Vorlage befüllt werden. Sowohl für Einfachbuchungen als auch für umfangreiche Sammelbuchungen und Geldbuchungen können Vorlagen angelegt werden.
 
Abbildung 5: Buchungsvorlagen
 
Vorlage aufzeichnen
Sobald Sie den Befehl Vorlage aufzeichnen aus dem Menü Vorlagen wählen, erscheinen in der Kopfleiste des Fensters die zusätzlichen Buttons Zurücksetzen, Warten und Vorlage speichern. Ab jetzt zeichnet Topal alle Ihre Aktionen auf, damit sie als Vorlage gespeichert werden können. Wenn Sie sich währenddessen vertippen und von vorne beginnen möchten, klicken Sie auf Zurücksetzen, dann beginnt der Aufzeichnungsvorgang aufs Neue. Sollen bestimmte Felder nicht automatisch ausgefüllt werden, klicken Sie auf Warten, wenn der Cursor in dem entsprechenden Feld steht. "Warten" erscheint dann grau hinterlegt. Für das Betragsfeld ist die Warten-Funktion als Standard aktiviert. Ändert sich der Betrag Ihrer Buchungsvorlage nicht, können Sie den Warten-Modus mit einem Klick deaktivieren. Nachdem alle Daten der Buchungsvorlage erfasst sind, schliessen Sie die Aufzeichnung mit dem Befehl Vorlage speichern ab. Sie können der Vorlage nun eine Bezeichnung geben, unter der sie in dem Listenfeld neben dem Menü Vorlagen im Buchungsfenster angezeigt wird. Um sie abzurufen, brauchen Sie nur den entsprechenden Eintrag aus diesem Menü zu wählen. Wer lieber mit der Tastatur arbeitet, springt mit dem Tastaturkürzel CTRL+T in die Liste der bestehenden Vorlagen, gibt dort die Bezeichnung der gewünschten Vorlage ein und löst sie mit ENTER aus.
 
Falls Sie eine Sammelbuchung als Buchungsvorlage gespeichert haben, mag es vorkommen, dass einzelne Buchungen der Vorlage im konkreten Fall nicht benötigt werden. Dann können Sie solche Einzelbuchungen mit PAGEDOWN überspringen – Sie tippen diese Taste, wenn das Programm beim Abrufen der Vorlage bei der nicht benötigten Position angekommen ist. Ebenso können Sie mit PAGEDOWN am Schluss der Buchung weitere Einzelbuchungen hinzufügen.
 
Eine Buchungsvorlage für einen Lohnbeleg erstellen
Ein typischer Fall, für den sich das Anlegen einer Buchungsvorlage empfiehlt, ist ein zusammenfassender Lohnbeleg aus der Lohnbuchhaltung, der monatlich manuell in die Finanzbuchhaltung übertragen wird. Dafür gehen Sie folgendermassen vor:
 
1. Öffnen Sie das Fenster Transaktion bearbeiten im Modus Sammelbuchung und wählen Sie aus dem Menü Vorlagen den Befehl Vorlage aufzeichnen.
2. Erfassen Sie als erstes beispielsweise die Haben-Buchung an das Übergangskonto zwischen Lohn- und Finanzbuchhaltung, das sich mit den Zahlungs-Buchungen an die Mitarbeiter wieder ausgleichen wird. Da diese Summe höchstwahrscheinlich nicht jeden Monat gleich ist, soll das Programm beim Aufrufen der Vorlage im Betragsfeld anhalten, deshalb lassen Sie die Option "Warten" für dieses Feld vorgewählt.
3. Geben Sie den Befehl Hinzufügen, und ergänzen Sie die weiteren Haben-Buchungen für die AHV-, BVG-, Krankengeld- und sonstigen Beiträge, wobei Sie das Betragsfeld jeweils leer lassen.
4. Erfassen Sie ebenso die Soll-Buchungen für die Nettolohnsumme und allfällige Spesen. Wenn der Beleg vollständig erfasst ist, geben Sie den Befehl Speichern.
Sowohl der allgemeine Button Speichern als auch der Befehl Vorlage speichern öffnen jetzt einen Dialog, in dem Sie der Buchungsvorlage eine Bezeichnung geben können.
 
Nach dem Speichern wird diese Bezeichnung in das Vorlagen-Listenfeld oben im Buchungsfenster übernommen, so dass die Vorlage nun von dort mit einem Mausklick oder mit Hilfe des Tastaturbefehls CTRL+T jederzeit abrufbar ist. In Zukunft brauchen Sie in ihren Lohnbeleg nur noch die jeweils aktuellen Zahlen aus der Lohnbuchhaltung einzutippen, die Konten und Texte werden von der Vorlage bereits richtig vorgegeben
 
Vorlage bearbeiten
Bestehende Buchungsvorlagen lassen sich mit dieser Funktion aus dem Menü Vorlagen komfortabel nachträglich ändern. Im oberen Bereich des Fensters werden die vorhandenen Vorlagen pro Buchungsmaske (Einfachbuchung, Sammelbuchung oder Geldkonto-Buchung) aufgelistet. Wenn Sie hier eine Vorlage auswählen, erscheinen im unteren Bereich des Fensters unter Ausgewählte Felder/Aktionen alle Felder, die beim Abrufen der Vorlage der Reihe nach angesprungen werden, sowie alle Werte, die dort eingetragen werden. In der Spalte Warten sind Felder gekennzeichnet, bei denen die automatische Buchung auf die Eingabe eines variablen Werts warten soll. Mit den Pfeil-Buttons in der Mitte des Fensters können Sie einzelne Felder aus der Buchungsvorlage entfernen oder weitere aus der Liste der vorhandenen Felder ergänzen. Selbstverständlich lassen sich hier auch die gespeicherten Werte oder die Einstellung "Warten" für einzelne Felder ändern.
 
Abbildung 6: Vorlage bearbeiten
 
Auch die Reihenfolge der Felder in einer Buchungsvorlage lässt sich hier ändern. Dazu verwenden Sie die Pfeil-Buttons am rechten Rand des Fensters. Sie verschieben ein markiertes Feld einer Vorlage nach oben oder nach unten. Die Reihenfolge der Felder ist besonders wichtig, wenn die Vorlage auch eine Eingabe für den MWST-Code enthält oder eine Einstellung für Soll und Haben bei einer Sammelbuchung. Diese Einstellungen dürfen erst nach der Angabe der Kontonummer vorgenommen werden, sonst würde das Konto nachträglich seinen vorgegebenen MWST-Code und seine Soll-Haben-Einstellung in die Buchung mitbringen und die vorigen Eingaben überschreiben. Achten Sie also darauf, dass in der Vorlage einer Sammelbuchung die Kontonummer vor dem MWST-Code und der Soll-Haben-Einstellung steht. Sollten Sie eine Buchungsvorlage nicht mehr benötigen, kann Sie mit dem Befehl Löschen in diesem Dialog entfernt werden